歯科レセコン「Julea（ジュレア）」のログイン方法を解説
歯科診療所の朝は慌ただしい。受付スタッフは来院予定の患者のカルテを確認しようとコンピュータに向かうが、肝心のクラウド型レセコン Julea（ジュレア） にログインできない状況である。パスワードを失念したのか、ネットワークの不調なのか、受付が滞れば診療全体の流れにも影響が及ぶ。
デジタル化が進む歯科医療現場では、電子カルテや予約システムと一体化したクラウドレセコンが業務効率化の要となっている。しかし、システムを使いこなす鍵であるログイン操作ひとつがうまくいかないだけで、患者の待ち時間増加やスタッフの焦燥感といった問題が生じ得る。臨床と経営の両面でレセコンの恩恵を享受するためには、確実で安全なログイン運用 を定着させることが不可欠である。
本稿では、歯科用クラウドレセコン「Julea」のログイン方法について、その具体的手順から運用上の留意点までを解説する。単なる操作ガイドに留まらず、ユーザーアカウント管理やセキュリティ対策、万一のトラブル対処法など、現場目線と経営視点の双方から明日から実践できる知見を提供する。
目次
要点の早見表
| 項目 | ポイント |
|---|---|
| ログインに必要な環境 | インターネット接続されたPCまたはタブレット。主要ブラウザで利用可能でインストール不要。Windows 10/11・Mac対応（タブレットはiPad/Android推奨）。光回線など高速回線が望ましい。 |
| 認証情報 | 契約時に発行されるユーザー名(ID)とパスワードを使用。初期パスワードは仮のものが設定されている場合があり、初回ログイン後に変更する。マスターアカウントと必要に応じ複数のサブアカウントを発行し、権限を分けて運用可能。 |
| ログイン手順概要 | 公式サイトのログインページから「パソコン版」または「タブレット版」を選択し、IDとパスワードを入力してログインする。次回入力省略(自動ログイン)機能あり。ログイン後は患者一覧や予約表などのメニュー画面が表示される。 |
| セキュリティ対策 | 通信はSSL暗号化で保護。パスワードは英大小文字・数字・記号を組み合わせた強度の高いものに設定し、定期的に更新する。ID・パスワードの院内共有は禁止し、個人ごとのアカウントを使用。端末を離れる際は必ずログアウトまたは画面ロックを行い、不正アクセスリスクを低減する。 |
| 複数デバイス利用 | クラウド型の利点として院内外問わず複数端末で同時利用可能。利用台数やユーザー数に制限はなく追加費用も不要。例：院長は診療室のタブレットでカルテ参照、受付は受付PCで会計入力といった並行作業が可能。 |
| トラブル時対応 | ログイン不能時はまず自院のネット接続状況を確認し、公式の障害情報もチェックする。院内ネット障害ならモバイル回線等で代替し、クラウド側障害なら復旧まで紙運用で凌ぐ準備を。解決しない場合はJuleaサポートに連絡し指示を仰ぐ。 |
| コスト・契約 | 月額利用料25,300円（税込）で基本機能を利用可能（初期費用0円プランあり）。この料金にアップデート費用やサポート費用も含まれる。解約時は所定の手続きが必要。契約中は常に最新バージョンが自動適用され、法改正にも即応。 |
| 導入メリット | クラウドによりソフトの更新や複数拠点管理が容易。ID管理によるアクセス権限設定が可能で内部統制を強化できる。ネット環境さえあれば訪問先でもカルテ閲覧・会計処理が行えるため、在宅診療にも有用。 |
| 注意点 | インターネット依存のため通信障害時の業務継続策が必要。弱いパスワードや使い回しは不正アクセスの原因となる。退職者のIDは速やかに無効化するなどアカウント管理を徹底する。システムに頼りきらず定期的に運用フローを見直すことも重要。 |
| ※自動ログイン機能は院内の信頼できる端末でのみ利用推奨。 |
理解を深めるための軸
臨床現場で求められる迅速性と柔軟性
患者診療の場面では、必要な情報に即座にアクセスできることが求められる。Juleaにログインすれば、患者の過去の治療歴やレントゲン画像、当日の予約状況まで一元的に参照可能である。例えば、診療室のチェアサイドでタブレットからカルテを呼び出しつつ、同時に受付では別のスタッフが会計処理を進めることもできる。ログイン一つで複数端末から同時に情報共有できる柔軟性は、紙のカルテや院内サーバ型システムにはないクラウドレセコンならではの強みである。
一方で、ログインの遅延や失敗はそのまま診療の遅れに直結する。特に初診患者の問診票を急いで確認したい時にログイン不調ではスムーズな対応ができない。また、訪問診療先でノートPCからクラウドに繋ごうとして通信圏外だった、という事態も考えられる。臨床現場において確実にJuleaへアクセスするための準備（安定したネット回線や代替手段の確保）が診療の質を支える重要な要素となる。システムが順調に稼働すれば患者待ち時間の短縮や説明の充実につながり、ひいては患者満足度向上にも寄与する。
医院経営で求められる安全管理と効率化
レセコンには患者の個人情報や収支データが集約されるため、経営面ではデータの機密性確保と操作履歴の管理が求められる。JuleaではユーザーごとにIDを発行しパスワード管理を行うことで、誰がどの操作を行ったかを追跡できる（操作ログの管理機能がある）。スタッフ全員で一つのログイン情報を共有していたのでは、万一入力ミスや不正操作が発生しても責任の所在が不明瞭になる恐れがある。それを避けるためにも、マスターとサブアカウントによる権限分離を活用し、院長やマネージャーは全機能アクセス可、スタッフは必要範囲の機能のみというようにコントロールすることが重要である。
また、クラウド型への不安として外部からの不正アクセスリスクが挙げられる。しかしJuleaはSSL暗号化通信やサーバ側の堅牢なセキュリティ対策によって保護されており、自院でサーバを管理するよりも高い水準でセキュリティが維持されている。経営者として留意すべきは、院内の運用ルールである。例えば、退職者のアカウントを放置せず速やかに削除する、安易なパスワードを使わせない、ログイン情報を付箋などでPCに貼り付けない等のルール徹底だ。これら内部管理を徹底すれば、クラウドレセコンはむしろ安全かつ効率的な経営ツールとなり得る。さらに複数医院の経営においては、各拠点から同じクラウドにログインしリアルタイムでデータ統合できるため、本院と分院間で情報を集約する手間が省ける。安全管理と業務効率化のバランスを取りながら、クラウドの利点を最大限活かすことが経営判断のポイントである。
トピック別の深掘り解説
Juleaの基本的なログイン手順と日常運用
ログイン手順
Juleaへのログインはウェブブラウザ上で行う。まずJulea公式サイトの「ログイン」メニューからPC版またはタブレット版を選択すると、ユーザー名とパスワードの入力画面が表示される。契約時に発行されたユーザー名（医院ごとに割り当てられたID）と初期パスワードを用意し、正確に入力して「ログイン」ボタンを押す。初回ログイン時には仮パスワードの変更を求められることがあるため、案内に従い新しいパスワードを設定する。正常に認証されれば、クラウド上のJuleaシステムに接続され、患者一覧や予約カレンダー画面が立ち上がる。以後は、診療開始前に受付担当者がPCでシステムにログインしっぱなしにして業務を進めるケースが多い。
日常運用のコツ
ブラウザには「次回から入力を省略」（ログイン状態を保持）するチェック項目があり、一度ログインするとクッキー情報により一定期間は再ログインを省略できる設定も可能である。ただし、この機能はクリニック内の信頼できる端末でのみ使うべきで、共用端末や自宅PCではセキュリティ上避ける。日々の運用では、出勤後にまずJuleaにログインして当日予約状況を確認し、退勤時や長時間席を外す際には能動的にログアウトする習慣をつけることが望ましい。ログアウトは画面右上のメニューから「ログアウト」を選ぶことで行える（一定時間操作がない場合、自動ログアウトされる仕組みもある）。複数人で同一IDを使い回すのではなく、必ず各自のIDでログインし業務を行うよう指導することが、正確な記録管理と情報漏洩防止の観点から重要である。
ユーザーアカウント管理：マスターとサブアカウントの活用
Juleaでは、一つの契約（医院）に対し一つのマスターアカウントが付与される。このマスターIDは医院全体の管理者権限を持ち、初期設定や各種マスタ編集、サブアカウント発行など全操作が可能である。院長や院長夫人が管理することが多いが、日常の入力業務は原則スタッフごとのサブアカウントで行う体制が推奨される。サブアカウントはマスターから無制限に発行でき、ユーザーごとに閲覧・編集権限を細かく制御できる。発行方法は、マスター権限でJuleaにログイン後、設定メニューの「ユーザー管理」画面で新規アカウントを追加する流れである。追加時にマスターアカウントのパスワード入力が要求され、次に新しいサブアカウント用のID名称とパスワードを設定する。サブアカウントのIDは自動で「マスターID:@sub1」のように付番され（2人目以降はsub2, sub3...）、以後そのIDと設定したパスワードで個別にログイン可能となる。権限設定では、例えば「集計レポート閲覧を不可にする」「診療録の削除を不可にする」等、職種や役職に応じた操作制限を付与できる。これにより、受付や助手には経営数値を見せない、アルバイトスタッフには誤って重要データを削除しないようにする、など必要最小限の権限付与が実現できる。
アカウント管理の運用上、留意すべき点は以下である。まずパスワード管理だ。マスターのパスワードは院内でも限られた責任者のみが知るようにし、定期的に変更する。サブアカウントのパスワードは各自に設定・管理させ、他人に教えないよう周知する。次に、退職者や長期不在者のアカウント整理である。不要になったサブアカウントはすみやかに無効化または削除し、なりすまし利用を防ぐ。特にマスターIDとパスワードが外部に漏洩すれば、インターネット経由で誰でもアクセス可能となってしまうため、在職者管理と同様に退職者管理まで含めたアカウントライフサイクルを整備する。なお、JuleaではユーザーIDごとの操作履歴が記録されるため、万一不審な入力やデータ改ざんが発覚した際には、どのアカウントから実行されたかを追跡調査できる。このログ情報は内部不正の抑止にもつながるため、複数アカウント運用によってこそ活きてくる機能である。
ログイン周りのセキュリティ対策とトラブル対応
クラウド型レセコンを安心して利用するには、技術面と運用面双方のセキュリティ対策が必要である。技術面では、Julea自体がSSL/TLS通信や堅牢なデータセンターでの運用によって外部からの不正侵入を防いでいる。ただし医院側でも怠れないのがパスワードの適切な設定だ。ありがちなミスとして、初期パスワード（例えば「abcd1234」等）をそのまま使い続けてしまうケースがある。過去には、初期パスワードのまま運用を開始したために第三者に推測され、不正アクセスを受けた事例も報告されている。そうならないよう、パスワードは最低15文字以上で英大文字・小文字・数字・記号を組み合わせた複雑なものに設定することが推奨される。院内で簡易な共通パスワード（例：「ClinicName2023」等）を使い回すことも避け、一人ひとりが覚えにくい場合はパスワード管理ツールの活用も検討するとよい。さらに、パスワードは定期的に変更し、長期間同じものを使い続けない運用が望ましい。これらの対策により、第三者による推測や総当たり攻撃を防ぎ、万一どこかからパスワードが漏洩しても被害を最小限に抑えられる。
運用面のセキュリティとしては、院内ネットワーク環境の防御が挙げられる。例えばWi-Fiルーターを利用している場合、暗号化方式はWPA2以上に設定し、初期設定のままの管理者パスワードやSSIDを使わない。また、院内のPCには必ずウイルス対策ソフトを導入しOSアップデートも適用しておく。こうした一般的なITセキュリティを講じておけば、Juleaへのログイン情報がスパイウェア等で盗まれるリスクを下げられる。ログイン中のPCを離れる際には画面ロック（Windowsキー+Lなど）を習慣づけ、万が一患者さんや外部業者が診療室内でPCを見る機会があっても、カルテ情報が表示されたまま放置される事態を避ける。特に受付など人目につく場所の端末では、自動省エネロックのタイマー設定を短め（5分程度）に設定し、人の手と技術的対策の二重でログイン状態の放置を防止することが重要だ。
次に、ログインに関するトラブルへの備えについて解説する。最も多いトラブルは「ログインできない」事態である。原因として(1)IDまたはパスワードの入力誤り、(2)ネットワーク障害、(3)Juleaサーバ側の不具合、(4)契約や利用期限の問題、などが考えられる。(1)の場合、大文字小文字の誤りやCaps Lockの押下ミスがないか慎重に確認する。日本語入力モードのままパスワードを打ち込んでしまい失敗する例もあるため、IMEオフを確かめる。何度試してもログインできない場合、一旦マスターアカウントでログイン可能か試すことも有用だ。マスターではログインできるなら特定のサブアカウントの問題（パスワード失念等）が考えられるため、管理者が該当アカウントのパスワードリセットを行うか、新規に発行し直す。もしマスターでも入れない場合、(2)または(3)の可能性が高い。
ネットワーク障害への初動対応として、院内LANとインターネット回線の切り分けが有効である。受付PCがインターネットに繋がらないなら、他のサイト（例：ニュースサイト）にアクセスできるか試みる。そちらも閲覧不可なら院内のネット回線トラブルが疑われる。一方、他のサイトは閲覧できるのにJuleaだけに入れないなら、Julea側のシステム障害の可能性がある。その際は手元のスマートフォンなど別回線でJulea障害情報ページや公式SNSアカウントの更新を確認しよう。クラウド型サービスでは稀にメンテナンスや障害で一時利用不能になる場合があるため、日頃からそうした情報発信源を把握しておくと良い。院内ネットの問題であれば、自院のルーター再起動やプロバイダへの問い合わせで解消を図る。また緊急策として、スマホのテザリング機能で一時的にPCをインターネット接続しJuleaにログインするといった方法も有効だ。クラウド側の障害だった場合には、復旧まで紙カルテや手書きの領収書で対応する準備が診療継続の鍵となる。具体的には、日頃から翌日以降の予約リストを紙に印刷しておく、保険証情報のコピーを控えておく等、最悪システム無しでも診療・会計できるバックアップを用意しておく。幸いJuleaは月額料金にサポート費用も含まれており、電話やメールで365日体制のサポートを受けられる【※3】。ログイン不能が自力で解決できない場合は遠慮なくサポートに連絡し、状況を詳細に伝えて指示を仰ぐべきである。迅速に画面共有等で対応してもらえるため、復旧に要する時間を短縮できる可能性が高い。
コストと効果：クラウドレセコン導入の費用対効果
導入コストの概要： Juleaの利用料金は月額25,300円（税込）であり、この中にレセコン機能一式と予約システム（デンタマッププラス）まで含まれるため追加費用なしで広範な機能を使える。初期費用は通常19,800円（税込）だが、クレジットカード払い(PayPalプラン)を選択すれば初期費用0円となる。ハードウェアとして特別なサーバ機は不要で、汎用PCとネット環境があれば始められる。これに対し、従来型の院内サーバ型レセコンでは数十万円以上の導入費や年間保守料が発生するケースも珍しくない。クラウドは初期負担を抑えつつ、月額定額制でコストを平準化できるメリットがある。さらにJuleaは2025年現在、中小企業向けIT導入補助金の対象ツールに認定されており、一定の条件下で2年分の利用料の1/2（最大276,000円）が補助される。この制度を活用できれば、実質的なコスト負担は一層軽減されるだろう。
費用対効果と経営インパクト： 月額費用に見合う効果として、まず業務効率化による人件費節減や残業削減が挙げられる。例えば、レセプト請求業務では入力漏れや点検の自動チェック機能により返戻が減り、再請求業務に費やす時間が短縮される。予約システム連携で無断キャンセル防止のリマインダーを自動送信すればキャンセル率低下→稼働率向上につながる可能性がある。これらは直接的な収入増ではないが、診療機会の損失防止やスタッフの負担軽減による生産性向上という形でクリニック経営を下支えする。さらに、Juleaが持つ各種集計機能・経営分析機能を活用すれば、月次の保険点数総計や自費率、新患数の推移などを容易に把握でき、次の施策立案に役立てられる。従来は院長自身がエクセルに打ち直していた集計作業が不要になれば、その分を患者対応や新規メニュー検討に充てられるだろう。金銭面だけでなく時間資源の有効活用という意味で、クラウドレセコン導入のROI(投資対効果)は高いといえる。なお、複数拠点を運営する場合、クラウド1契約で全院のデータを一元管理できるため、分院ごとに別システムを契約するよりもコストパフォーマンスに優れる。将来的な医院拡張を見据えても無駄のない投資と位置づけられる。もちろん費用対効果を最大化するには、導入後に十分にシステムを使いこなし、スタッフ教育や運用フロー改善を継続することが前提となる。
クラウドと従来型の比較検討
クラウド型レセコンであるJuleaを導入するか、従来型（オンプレミス型）のレセコンを使い続けるか、悩む開業医もいるだろう。クラウドとオンプレミスの最大の違いは「データへのアクセス性」と「管理責任の所在」である。クラウドは前述の通りインターネット経由でどこからでもデータにアクセスでき、複数端末から同時利用できる。一方、オンプレミス型は院内の決まったPCにソフトをインストールして使うため、基本的に医院内でしか操作できず、端末台数も制限される。また、ソフトウェアやマスタの更新がある度に各PCへインストール作業が必要だが、クラウドならアップデートはサーバ側で自動適用され利用者は意識せずに常に最新バージョンを享受できる。
セキュリティ面では、一見「院内にデータがある従来型の方が安全ではないか」と思われがちだ。しかしながら昨今のサイバー攻撃リスクや災害リスクを考慮すると、個々の医院がサーバを抱えるより、クラウド事業者が一括管理する方が高度なセキュリティ対策とデータバックアップ体制を構築できる。例えばJuleaでは日々のデータバックアップや24時間のサーバ監視がなされており、もしPCが故障してもデータは雲上に保全されている。一方、院内サーバ型では医院側で定期バックアップを怠ればHDD故障時にカルテ情報を失うリスクがある。また、近年は診療報酬請求のオンライン請求義務化や、マイナンバーカードによるオンライン資格確認の普及など、クリニックIT環境はインターネット接続が前提になりつつある。その意味で、「ネットに繋がらないと使えない」クラウド型の弱点は次第に表面化しにくくなっている。むしろ通信インフラが当たり前に稼働している前提であれば、総合的にクラウド型の利便性と安心感が上回る状況になりつつある。もちろん、地方で通信回線が不安定なケースや、既存システムとの兼ね合いですぐにクラウドへ移行できない場合もあるため、一概にどちらが絶対良いとは言えない。しかし、少なくともJuleaに関しては導入実績1,000件以上という実績があり、多くの歯科医院がクラウド移行による恩恵を受け始めていることは知っておきたい。自院のニーズ（多拠点管理や訪問先での入力需要など）に照らし合わせ、オンプレミス型の安心感とクラウド型の利便性を天秤にかけた上で最適な選択をすることが求められる。
ログインにまつわるよくある失敗例と回避策
どんな優れたシステムでも、人間側の習慣によっては思わぬ失敗を招く。Juleaのログイン運用に関して医院で起こりがちなミスと、その防止策を整理する。
【失敗例1】弱いパスワードの放置
前述の通り、簡単な文字列のパスワードを使い続けてしまうケースである。「dental123」「医院名ローマ字」などは推測されやすく非常に危険だ。防止策は、初期設定段階で院長が全スタッフのパスワードポリシーを定め、強固なパスワードで初期登録させることに尽きる。どうしても覚えにくい場合は、各自が暗記しやすいフレーズ＋記号数字の組み合わせを考案させ、それでも不安なら紙に書いて厳重に保管するくらいの慎重さが望ましい。
【失敗例2】アカウントの共有利用
忙しい現場では「いちいち個人でログインし直すのが手間」という理由で、受付と衛生士が同じアカウントを共用していた、という事態が起こりがちだ。しかしこの共用は、責任の所在不明瞭化や権限管理不徹底につながる悪手である。あるスタッフが誤ってデータを消去しても、共用IDでは犯人特定もできず再発防止策も講じにくい。回避策は明確で、決してIDを共有しない運用ルールを敷くことだ。そのためにも、サブアカウント発行数に制限がないクラウド型の利点を活かし、スタッフ人数分のログインIDを最初から用意しておく。トップダウンで「誰でも自分専用IDでログインするもの」という文化を根付かせたい。
【失敗例3】ログイン情報の紛失
例えば院長のみマスターIDを管理していたが、急病で院長不在時にログイン情報が分からず業務が滞った、といった事態も考えられる。あるいは訪問診療先で急遽カルテを参照したい時に、スマホからログインしようとしたがパスワードが分からなかった、というケースもある。これらへの対策として、重要アカウント情報のバックアップを講じておく。院長ID・パスワードを紙に書いて封筒に入れ金庫で保管する、信頼できる副院長や事務長にも共有しておく、といった方法で非常時に備える。また普段からパスワード管理アプリを活用しているなら、院内の複数端末で復元できるよう同期設定しておくのも良い。ただし、情報管理の権限を広げすぎると漏洩リスクも上がるため、平時は厳重に秘匿しつつ、有事に取り出せる仕組みを持つことが大切だ。
【失敗例4】ネット障害への無対策
日常的に順調に動くがゆえに、インターネットが使えない事態を想定していなかったケースである。例えばクリニックの光回線が工事で一日不通になった際、Juleaにログインできず予約状況も患者データも参照不能となり診療に支障を来した、といった例だ。これを避けるには、平時から代替策を用意しておくしかない。具体的には、予備のモバイルWi-Fiルーター契約を用意しておき非常時に切り替える、あるいは隣接する医療機関や支社と臨時でネット回線を融通し合う協定を結んでおく等が考えられる。また、当日スケジュールの紙出力や、保険証情報のコピー保管、手書きレセプト用紙の常備など、「最悪システムが使えなくても1日は診療を回せる」状態を目指して準備しておく。これらは怠りがちだが、ITリスクマネジメントの一環として経営者がシミュレーションしておくべきポイントである。
【失敗例5】ログイン状態の放置
開院時間中、受付PCでJuleaにログインしっぱなしのままスタッフが離席し、第三者に画面を見られてしまった例や、診療後にログアウトせず帰宅してしまい夜間もシステムが開きっぱなしだった例などが挙げられる。前者はプライバシー漏洩の一因となり、後者は万一夜間に遠隔で不正アクセスされた際に患者情報を見放題にされるリスクがある。これらを防ぐには、ログイン・ログアウトのプロトコルをスタッフ全員で共有することだ。離席時のロックと終業時のログアウト徹底はもちろん、万一それを忘れた場合に備え、マスター権限で一定時間非アクティブな端末を強制ログアウトさせる設定（可能であれば）や、夜間はサーバ側でアクセス制限をかける運用（IPアドレス制限や時間制限）ができないか検討する。幸いJuleaは24時間稼働なので夜間に自宅からアクセスする運用も可能だが、それを行う場合はVPNを用いるなど一層の安全策を講じたい。
導入判断のロードマップ
Juleaを含むクラウドレセコン導入は、クリニックにとって大きなIT投資である。ここでは、導入を検討する際の判断プロセスを段階的に示す。
まず自院のニーズと現状を分析することから始める。現在使用中のレセコンでどんな不満があるのか（例えば他拠点から閲覧できず不便、更新のたび費用がかさむ、操作性が悪い等）を洗い出し、クラウド化でそれが解消できるかを整理する。また、インターネット環境の品質も事前に点検する。光回線が未整備であれば開通を検討し、院内LANの速度やWi-Fiカバー率も見直す。必要なら通信事業者やITベンダーに相談して院内ネットワークを強化しておく。次にスタッフのITリテラシーと協力体制も確認しよう。クラウドレセコンに前向きなスタッフが多いなら移行も円滑だが、不安を抱えるスタッフがいる場合は事前説明や研修計画が必要だ。「自分たちに使いこなせるか」という心理的ハードルも、導入成功の可否に関わる点である。
次のステップは実際にJuleaを試してみることである。Julea公式サイトから体験版を申し込めば、その日のうちに試用アカウントが発行される。発行されたIDでログインすれば、本番と同じ環境で一定期間システムを操作できる。まず受付業務担当者に予約や会計入力を試してもらい、歯科医師や衛生士にもカルテ入力やレントゲン画像参照の操作感を確かめてもらう。可能であれば診療の合間に実患者データで模擬入力し、現行システムとの使い勝手の差を体感すると良い。Juleaでは希望すればリモートデモによる説明も受けられるため、操作に戸惑う箇所があれば遠慮なくメーカーサポートに質問して解消しておく。複数製品で迷っている場合は、他社クラウドレセコンのデモも同様に試用し、比較検討することをおすすめする。
試用の結果、「使えそうだ」と判断したら導入計画の具体化に移る。Juleaの場合、Web上で正式な注文手続きを行えば契約開始となり、そのまま本番運用へデータを移行できる。導入準備として忘れてはならないのがデータ移行と初期設定である。現在別のレセコンを使っているなら、患者基本情報のCSVエクスポート機能があるか確認し、それをJulea側に取り込んでもらえるか営業担当と打ち合わせる（Juleaでは患者マスタの一括取り込みが可能である）。カルテの移行は困難なため、無料期間中に直近1ヶ月分ほどのカルテをスタッフ総出で手入力して慣れる医院も多い。移行作業を計画的に行い、並行して新システムの院内研修を実施する。マニュアルを配布しログイン方法・画面操作を全員が習得するよう、数日間は予行演習の時間を確保する。特にパソコン操作が不得手なスタッフには個別フォローを行い、「ログインできなくて業務にならない」といった事態を未然に防ぐ。診療報酬請求の締め日など重要日程は、システム切替時期と重ならないよう調整することも大切だ。
最後に本格稼働と評価の段階である。実際にJuleaでの診療を開始したら、初月は紙カルテとの併用や二重チェック体制を敷き、入力漏れや運用上の不具合がないか確認する。スタッフから随時フィードバックを集め、困り事があればすぐ設定変更や追加研修で対応する。幸い、Juleaは導入後もサポートが無制限に受けられるため、運用中に疑問が出ても電話やメールで相談できる安心感がある。運用が安定してきたら、導入前に想定していた効果（業務時間短縮や返戻率低下など）が実現できているかを振り返り、必要ならワークフローを調整する。定期的に運用を見直し改善するPDCAサイクルを回すことで、システム導入の ROI を最大化できる。以上が導入判断から定着までのおおまかなロードマップである。